Technische Dokumentation und ihre Bedeutung für die maritime Branche

Zielsetzung

Ziel dieses Artikels ist es, die Notwendigkeit einer qualitativ hochwertigen und anwenderfreundlichen Technischen Dokumentation zu erläutern und die Standpunkte und Bedürfnisse von Technischen Redaktionen und Arbeitnehmern der maritimen Branche gegenüber zu stellen und anhand von Beispielen zu verdeutlichen.

Problemstellung

Häufig kommt es in der Technischen Redaktion dazu, dass sehr umfangreiche Dokumentationen mit über 200 Seiten (dazu kommen noch notwendige Übersetzungen je nach Hersteller und Absatzmarkt) entstehen, welche durch wenig Anwenderfreundlichkeit auffallen und häufig nicht die notwendige Beachtung zugeteilt bekommen.

Wie kommt es jedoch zu diesen umfangreichen Dokumentationen?

Die Technische Redaktion ist bei der Erstellung von Technischen Dokumentationen an viele Vorgaben gebunden. Diese können von der DIN, der Maschinenrichtlinie oder direkt von Kundenwünschen und dem Absatzmarkt des Produktes vorgegeben sein. Dies hat den Ursprung darin, eine einheitliche, möglichst allgemeingültige und rechtskräftige Erstellung von Dokumentationen zu sichern, damit zum Beispiel Gefahren abgewendet und Garantie- und Haftungsansprüche eindeutig geklärt werden können.

Die eben beschriebene Problemstellung kann schwere Folgen haben, da der Anwender nicht nur über den bestimmungsgemäßen Gebrauch des in der Dokumentation beschriebenen Produktes aufgeklärt werden soll, sondern auch über Garantie- und Haftungsansprüche beziehungsweise Ausschlüsse und besonders wichtig sicherheitsrelevante Aspekte wie persönliche Schutzausrüstung und unfallverhütende Maßnahmen, die im schlimmsten Fall vor dem Tod schützen. Die folgenden Piktogramme sind eine gängige Maßnahme, auf unmittelbare Gefahren für den Anwender hinzuweisen.

pictrogramme

Der Ursprung dieses Problems kann in der Ausbildung der jeweiligen Berufe des maritimen Gewerbes und der Technischen Redaktion liegen, da die Technische Redaktion über viel theoretisches Wissen verfügt und nach Vorgaben (DIN-Normen, Maschinenrichtlinie etc.) eine Dokumentation erstellt, während Arbeitnehmer zum Beispiel in der Seefahrt eher Bedürfnis orientierte Lösungen ohne Berücksichtigung der Dokumentation suchen müssen. Beispielsweise werden Hinweise bezüglich der Belüftung von Räumen oder das Tragen von persönlicher Schutzausrüstung (Kurze Schleifvorgänge ohne Maske, Schutzbrille, Gehörschutz) im Zweifelsfall vernachlässigt, da diese eventuell als unnötig oder lästig empfunden werden. Auch kann es schlimme Folgen haben, leichtsinnig mit Chemikalien umzugehen oder Arbeitsmaterialien nach Nutzung nicht fachgerecht zu trennen und zu entsorgen.

Es ist ein klarer Interessenkonflikt zu erkenne, da die Technische Redaktion durch viele Vorgaben gebunden ist und bei der Erstellung von Dokumentationen davon ausgeht, dass das Produkt unter optimalen Bedingungen genutzt wird, was jedoch in der Praxis aufgrund von Bedingungen wie Platz und Ressourcen an Bord nicht immer möglich ist. Ein Beispiel hierfür wäre eine in der Dokumentation vorgeschriebene Werkzeugliste, welche die Nutzung eines speziellen Werkzeuges vorsieht. Es kann passieren, dass dieses spezielle Werkzeug nicht ständig an Bord mitgeführt wird, sodass die Arbeitnehmer an Bord eine andere Lösung, abweichend von der Dokumentation, finden müssen.

Lösungsvorschläge

Bevor die Lösungsvorschläge thematisiert werden, ist es sinnvoll zusammenzufassen, was eine qualitativ hochwertige Dokumentation ausmacht und welcher Nutzen optimaler Weiser aus dieser gezogen werden kann.

In der Regel sollte eine Technische Dokumentation möglichst anwenderfreundlich und ansprechend gestaltet werden, einer klaren inhaltlichen Linie folgen und einen dem Kunden entsprechenden Wissensstand voraussetzen. Dies bedeutet auch, dass manche Aspekte der Technischen Dokumentation je nach Kunde und Gewerbe variieren können. Handelt es sich zum Beispiel um einen gewerblichen Kunden, der eine Dokumentation für Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten benötigt, so kann die Technische Redaktion einen anderen Wissensstand des Verwenders der Dokumentation voraussetzen, als wenn es sich um den Endverbraucher handelt, der eine Dokumentation zu der neu erworbenen Kaffeemaschine erhält. Da in diesem Artikel das maritime Gewerbe als Fallbeispiel herangezogen wird, sind folgende Aspekte für eine qualitativ hochwertige Dokumentation ein Muss:

  • Garantie- und Haftungsansprüche von Kunde und Unternehmen
  • Sicherheitsrelevante Aspekte und Sicherheitshinweise mit eindeutiger Kennzeichnung und Warnsymbol
  • Gerätebeschreibung bestehend aus Teilbezeichnung mit Abbildung des Produktes
  • Handlungsbeschreibung gegliedert zum Beispiel nach den Kategorien Installation/Deinstallation, Wartung und Instandhaltung. Hierbei ist besonders zu beachten, dass eine Handlungsanweisung nicht mehr als einen Handlungsschritt beinhalten sollte, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.
  • Impressum

Bei den eben genannten Punkten ist es von besonderer Bedeutung, dass ein strukturiertes Layout gewählt wird und die beschriebenen Aspekte klar und eindeutig formuliert werden, um Anwenderfehler zu verhindern.

Die Technische Dokumentation dient dazu, den Kunden über den bestimmungsgemäßen Gebrauch und die eben genannten Punkte aufzuklären. Darüber hinaus dient die Technische Dokumentation der Kundenbindung an ein bestimmtes Unternehmen. Eine qualitativ hochwertige Dokumentation trägt maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei und bestätigt den Kunden in seiner Kaufentscheidung. Daraus kann sich eine starke Kundenbindung entwickeln.

Die Lösungsvorschläge entstehen durch die Notwendigkeit für die Technischen Redaktionen, praxisorientierte Lösungen zu entwickeln. Dies kann erreicht werden durch eine intensivierte Kommunikation und Kooperation der Technischen Redaktionen, Unternehmen und Reedereien. Der Zweck besteht darin, den Technischen Redaktionen die an Bord oder in Unternehmen gegebenen Bedingungen näher zu bringen und diese somit besser in der Dokumentation berücksichtigen und einarbeiten zu können.

Wie kann sich der maritime Standort Flensburg bei einer Lösung dieses Problems einbringen?

Der genannten Problematik könnte direkt am maritimen Standort Flensburg entgegengewirkt werden, da die maritimen Gewerbe durch die Seefahrtschule Flensburg und das Maritime Zentrum und die Technischen Redaktionen durch den Studiengang Internationale Fachkommunikation an der Hochschule Flensburg vertreten sind. Durch eine Zusammenarbeit, die nicht von den Lehrenden geleitet wird, sondern in Kooperation der Studierenden und Schüler durchgeführt wird, könnten die Studierenden des Studienganges Internationale Fachkommunikation bereits während des Studiums von den praktischen Erfahrungen der Schüler und Studierenden der Seefahrtschule und des Maritimen Zentrums profitieren und ihre Arbeiten in vielerlei Hinsicht verbessern und weiterentwickeln. Umgekehrt können auch die eben genannten Schüler und Studierenden der Seefahrtschule und des Maritimen Zentrums profitieren, da sie ihr Wissen und das Verständnis für die Technische Dokumentation erweitern können. Eine Kooperation könnte in Form von gemeinsam ausarbeiteten Hausarbeiten, Usability-Tests und praktischen Übungen an Geräten, Maschinen und Motoren stattfinden. Auch könnte man sich um gemeinsame Projekte in Zusammenarbeit mit Unternehmen bemühen. Mithilfe einer solchen Kooperation könnte eine Festigung oder gar Erweiterung des maritimen Standortes Flensburg erreicht werden.

Abschließend ein paar Worte zu meiner Person und meinem Studiengang:

Mein Name ist Wencke Behrmann und ich studiere im Bachelor-Abschlusssemester Internationale Fachkommunikation an der Hochschule Flensburg. Da der Studiengang eventuell nicht jedem geläufig ist, eine kurze Erläuterung:

Der Studiengang hat eine Regelstudienzeit von sieben Bachelor Semestern und drei Master Semestern. Im Laufe des Studiums müssen sich die Studierenden zwischen den Schwerpunkten Technisches Übersetzen (Erstellung von Übersetzungen) und Technische Redaktion (Erstellung von Technischen Dokumentationen) entscheiden. Das bedeutet jedoch nicht, dass keine Module des anderen Schwerpunktes besucht werden dürfen, welche dann als Wahlpflichtmodule anerkannt werden.

Kontakt

BehrmannDieser Artikel wird für Sie von einer jungen und motivierten Studentin verfasst, die auf der Suche nach einem Unternehmen und damit starken Partner für die Erstellung ihrer Bachelorthesis ist.

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